QREATA / Cas d’usage

Comment créer des vidéos d’onboarding des employés, une tâche à la fois

La vidéo d’onboarding qui sert vraiment n’est pas la visite de bienvenue de 40 minutes. C’est l’enregistrement de quatre minutes d’une seule tâche, que la nouvelle recrue ouvre au moment où elle doit la faire. Au programme : un script minuté pour une tâche, un exemple de liste pour la première semaine d’une recrue au support, la check-list à placer sous chaque vidéo et la façon de les garder à jour quand l’outil change.

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La réponse courte

Une bonne vidéo d’onboarding des employés apprend une tâche à un rôle en 3 à 6 minutes. Elle dit à qui elle s’adresse, liste les accès nécessaires, réalise la tâche à la vitesse d’un débutant et se termine sur le résultat que la nouvelle recrue doit voir. Prévoyez pour la première semaine une série de 5 à 8 vidéos courtes plutôt qu’une longue visite, et placez une check-list écrite sous chacune.

Enregistrez une vidéo quand…

La tâche se fait dans un logiciel et vous l’avez déjà expliquée en direct plus de deux fois.

Elle compte 5 à 20 clics dans un outil : saisir une note de frais, prendre un ticket, demander un accès.
Le chemin ne se devine pas dans l’interface et tout le monde se perd à la même étape.
Chaque nouvelle recrue du poste la fait dès la première semaine.
La personne qui la connaît le mieux n’est pas toujours disponible pour la montrer.

Restez à l’écrit ou en direct quand…

Le contenu est une règle, une relation ou quelque chose qui demande un suivi.

Les politiques internes, la paie, les congés et les règles de sécurité. On les recherche, et la formulation compte.
Tout ce qui change chaque mois. Une vidéo se met à jour moins vite qu’une ligne de wiki.
La rencontre avec l’équipe et les attentes du manager. Faites-le en personne ou en appel.
Une formation qui exige un quiz ou une attestation de suivi. Sa place est dans votre LMS.

Script de vidéo d’onboarding : une tâche en 4 minutes

Enregistrez dans un compte d’entraînement ou un bac à sable, avec des données d’exemple que la nouvelle recrue verra aussi. Parlez plus lentement que ce qui vous semble naturel, et suivez cet ordre.

0:00–0:15 · Pour qui et pour quoi. « Cette vidéo s’adresse aux nouveaux conseillers support. À la fin, vous aurez pris et traité un ticket d’entraînement. »
0:15–0:40 · Ce qu’il vous faut. « Il vous faut un identifiant pour l’outil de support et le rôle Agent. Si l’onglet File d’attente est absent, écrivez sur le canal de l’IT. »
0:40–1:00 · Par où commencer. Montrez l’écran de départ exact et comment y arriver depuis la page d’accueil.
1:00–3:15 · La tâche. Nommez chaque élément, cliquez dessus, puis marquez deux secondes de pause sur le résultat. Une action par phrase.
3:15–3:40 · À quoi ressemble le résultat. Montrez l’état final : le ticket marqué Résolu, la confirmation, la ligne dans la liste.
3:40–4:00 · Si ça se passe mal. Citez le blocage le plus courant et la personne à solliciter : « Si Enregistrer est grisé, votre rôle n’est pas encore synchronisé. Demandez à votre responsable d’équipe. »

Exemple : la liste de vidéos de la première semaine pour une recrue au support

Voici à quoi ressemble la série pour un nouveau conseiller support dans une petite entreprise de logiciels. Sept vidéos, environ 26 minutes au total, chacune liée à ce que la recrue fait ce jour-là.

La colonne « C’est fait quand » est la plus importante. Elle donne à la nouvelle recrue et au manager le même test pour savoir si la vidéo a rempli son rôle.

Exemple de vidéos d’onboarding de la première semaine pour un conseiller support
Vidéo	Jour	Durée	C’est fait quand la recrue a…
Se connecter et configurer son profil dans l’outil de support	1	3 min	Un profil avec photo, signature et horaires de travail
Trouver sa file d’attente et prendre un ticket	1	4 min	Pris un ticket d’entraînement
Répondre avec une réponse enregistrée	2	4 min	Envoyé une réponse enregistrée au ticket d’entraînement
Escalader vers l’équipe technique	2	5 min	Créé une escalade d’entraînement avec tous les champs
Retrouver l’offre et la facturation d’un client	3	3 min	Trouvé l’offre du client de démo
Effectuer un remboursement	4	4 min	Remboursé la commande du bac à sable
Passer le relais en fin de journée	5	3 min	Rédigé une note de passation dans le canal de l’équipe

La check-list à placer sous chaque vidéo d’onboarding

Collez ce bloc dans la page de wiki ou la leçon du LMS qui contient la vidéo. Il couvre ce qu’une vidéo ne permet pas : rechercher, copier et savoir si le contenu est toujours valable.

Pour : rôle et équipe.
Il vous faut : comptes, niveau de droits, données d’exemple. Qui accorde chacun.
Étapes : les mêmes que dans la vidéo, numérotées, avec les noms de menus écrits à l’identique.
C’est fait quand : un résultat observable.
En cas de blocage : une personne ou un canal désigné.
Responsable : qui tient cette vidéo à jour.
Enregistrée le : la date, et la version de l’outil s’il en a une.
Prochaine révision : une date à trois mois au plus tard.

Garder les vidéos d’onboarding à jour quand l’outil change

Les vidéos d’onboarding se périment un libellé à la fois. L’outil de support renomme « M’attribuer » en « Prendre », et à 2:10 d’une vidéo de quatre minutes le commentaire et l’écran ne correspondent plus au produit. Avec un simple fichier vidéo, vous réenregistrez les quatre minutes. Avec un projet Qreata, vous choisissez Replace Take (l’outil « Rerecord » de l’éditeur), vous faites glisser sur 2:05–2:20 en maintenant Maj enfoncée, vous réenregistrez ces 15 secondes dans l’interface à jour et vous exportez. Le passage doit tenir dans un seul segment et ne peut pas franchir une coupe, et la nouvelle prise doit le remplir : plus courte, elle est refusée ; plus longue, elle est rognée.

C’est pour cela qu’il vaut la peine de conserver le fichier du projet à côté du MP4 exporté. Rangez-le là où le responsable de la vidéo pourra le retrouver, sous le nom de la tâche.

Les outils internes sont l’autre raison d’enregistrer en local. Les vidéos d’onboarding montrent des panneaux d’administration, des fiches clients, des systèmes de paie ou de RH. Qreata enregistre, monte et transcrit sur le Mac, sans compte et sans envoi tant que vous n’appuyez pas sur un bouton d’envoi. Un compte bac à sable reste le premier choix pour tout ce qu’une nouvelle recrue ne doit pas voir. Quand vous devez montrer le vrai système, « Blur · select elements » floute une colonne de salaires ou une liste de clients pendant l’enregistrement et la suit quand vous faites défiler la page, et l’outil « Blur » de l’éditeur recouvre un rectangle fixe après coup. La transcription locale permet aussi de couper au mot près et de supprimer les silences et les mots parasites (ces derniers pour la parole en anglais et en russe), et un segment peut être lu jusqu’à 4×, si bien que les 40 secondes passées à attendre une synchronisation en deviennent 10. C’est ainsi qu’une prise décousue de six minutes en fait quatre.

Les nouvelles recrues regardent souvent en open space, sans le son. « Captions in video » incruste dans le MP4 des sous-titres avec surlignage mot par mot, qui s’affichent donc dans n’importe quel lecteur de wiki ou de LMS. Vous pouvez aussi copier le texte de la transcription comme premier jet des étapes écrites sous la vidéo.

Trois limites à prévoir. Qreata n’exporte pas de fichiers de sous-titres SRT ou VTT et le style des sous-titres est fixe : si votre entreprise exige un fichier de sous-titres, créez-le dans le LMS ou chez l’hébergeur vidéo. Il n’a ni quiz, ni paquets SCORM, ni suivi d’achèvement : importez le MP4 dans le système qui s’en charge. Et il ne fonctionne que sur les Mac Apple Silicon avec macOS 14 ou version ultérieure. Si plusieurs responsables d’équipe enregistrent, la licence Team coûte 149 $ une seule fois pour un maximum de 50 Mac. Un test honnête de dix minutes pendant l’essai de 7 jours : enregistrez une tâche avec le script ci-dessus, puis remplacez un passage de 15 secondes comme si un bouton avait été renommé.

Les erreurs qui poussent les nouvelles recrues à zapper les vidéos d’onboarding

Si les gens demandent à un collègue au lieu d’ouvrir la vidéo, c’est en général pour l’une de ces raisons.

Une seule vidéo pour tous les rôles. Une recrue du support subit le CRM commercial avant d’arriver à sa partie.
Enregistrer à la vitesse d’un expert. Vous savez où est le bouton ; elle voit l’écran pour la première fois.
Enregistrer dans un compte administrateur : l’écran de la recrue a moins de menus que le vôtre.
Pas d’étape « il vous faut ». La recrue est bloquée à 0:20 par un droit manquant et pense avoir fait une erreur.
Ni date ni responsable : personne ne sait si la vidéo est encore valable.
Un titre du genre « Présentation de l’outil de support ». Nommez-la d’après la tâche : « Prendre un ticket et y répondre ».
Des vidéos éparpillées dans des messages de chat au lieu d’être rangées à côté de la procédure écrite.

Les questions à se poser

Combien de temps doit durer une vidéo d’onboarding des employés ?

3 à 6 minutes pour une tâche. Une vidéo de bienvenue ou d’orientation peut durer 5 à 10 minutes. Si une tâche demande plus de six minutes, coupez-la à l’endroit où l’écran change.

De combien de vidéos d’onboarding une nouvelle recrue a-t-elle besoin ?

5 à 8 pour la première semaine d’un poste très tourné vers les logiciels, une par tâche à accomplir. N’en ajoutez que lorsque la même question revient sans cesse.

À quelle fréquence mettre à jour les vidéos d’onboarding ?

Révisez chacune à date fixe tous les trois mois, et le jour où l’outil qu’elle montre change. Donnez à chaque vidéo un responsable désigné, pour que la révision retombe sur quelqu’un.

Peut-on importer des vidéos Qreata dans un LMS ou un wiki ?

Oui. Qreata exporte un MP4 standard (H.264, jusqu’en 4K) que vous importez comme n’importe quel fichier vidéo. Il ne produit pas de paquets SCORM.

Qreata permet-il de savoir si une nouvelle recrue a regardé la vidéo ?

Non. Qreata est un enregistreur et un éditeur. Utilisez votre LMS ou votre wiki pour l’attribution, les quiz et le suivi d’achèvement.

Qreata ajoute-t-il des sous-titres aux vidéos d’onboarding ?

Oui, incrustés dans la vidéo. « Captions in video » ajoute au MP4 exporté des sous-titres avec surlignage mot par mot, dans un style fixe. Qreata n’exporte pas de fichiers SRT ou VTT : si votre LMS exige un fichier de sous-titres, créez-le là-bas.