Onboarding-Videos für Mitarbeiter erstellen: eine Aufgabe pro Video

Skript für ein Onboarding-Video: eine Aufgabe in 4 Minuten

Nehmen Sie in einem Übungskonto oder einer Sandbox auf, mit Beispieldaten, die auch ein neuer Mitarbeiter sieht. Sprechen Sie langsamer, als es sich natürlich anfühlt, und halten Sie diese Reihenfolge ein.

1. 0:00–0:15 · Für wen und was. „Dieses Video ist für neue Support-Mitarbeiter. Am Ende haben Sie ein Übungsticket übernommen und beantwortet.“
2. 0:15–0:40 · Was Sie brauchen. „Sie brauchen einen Helpdesk-Login und die Rolle ‚Agent‘. Fehlt der Tab ‚Warteschlange‘, schreiben Sie in den IT-Kanal.“
3. 0:40–1:00 · Wo es losgeht. Zeigen Sie den genauen Startbildschirm und wie man von der Startseite dorthin kommt.
4. 1:00–3:15 · Die Aufgabe. Benennen Sie jedes Bedienelement, klicken Sie es an und bleiben Sie dann zwei Sekunden auf dem Ergebnis stehen. Eine Aktion pro Satz.
5. 3:15–3:40 · Woran man erkennt, dass es fertig ist. Zeigen Sie den Endzustand: das Ticket mit dem Status „Gelöst“, die Bestätigung, den Eintrag in der Liste.
6. 3:40–4:00 · Wenn es schiefgeht. Nennen Sie den einen häufigen Fehler und wen man fragt: „Ist ‚Speichern‘ ausgegraut, ist Ihre Rolle noch nicht synchronisiert. Fragen Sie Ihre Teamleitung.“

Beispiel: Videoliste für die erste Woche im Support

So sieht der Satz für einen neuen Support-Mitarbeiter in einem kleinen Softwareunternehmen aus. Sieben Videos, insgesamt etwa 26 Minuten, jedes an etwas geknüpft, das der Neue an diesem Tag tut.

Die Spalte „Erledigt, wenn“ ist die wichtige. Sie gibt dem neuen Mitarbeiter und der Führungskraft denselben Maßstab dafür, ob das Video funktioniert hat.

Checkliste, die unter jedes Onboarding-Video gehört

Fügen Sie diesen Block in die Wiki-Seite oder die LMS-Lektion ein, in der das Video liegt. Er deckt ab, was ein Video nicht kann: suchen, kopieren und erkennen, ob der Inhalt noch stimmt.

• Für: Rolle und Team.
• Sie brauchen: Konten, Berechtigungsstufe, Beispieldaten. Wer was freischaltet.
• Schritte: dieselben Schritte wie im Video, nummeriert, mit exakt geschriebenen Menünamen.
• Erledigt, wenn: ein beobachtbares Ergebnis.
• Wenn Sie nicht weiterkommen: eine namentlich genannte Person oder ein Kanal.
• Verantwortlich: wer dieses Video aktuell hält.
• Aufgenommen am: Datum und die Version des Tools, falls es eine gibt.
• Nächste Prüfung: ein Datum, das höchstens drei Monate entfernt liegt.

Onboarding-Videos aktuell halten, wenn sich das Tool ändert

Onboarding-Videos veralten eine Beschriftung nach der anderen. Der Helpdesk benennt „Mir zuweisen“ in „Übernehmen“ um, und bei 2:10 eines vierminütigen Videos passen Kommentar und Bildschirm nicht mehr zum Produkt. Mit einer fertigen Videodatei nehmen Sie alle vier Minuten noch einmal auf. Mit einem Qreata-Projekt wählen Sie Replace Take (im Editor das Werkzeug „Rerecord“), ziehen bei gedrückter Umschalttaste über 2:05–2:20, nehmen diese 15 Sekunden in der aktualisierten Oberfläche neu auf und exportieren. Der Bereich muss innerhalb eines Segments liegen und darf keinen Schnitt überqueren, und die Neuaufnahme muss ihn füllen: Eine kürzere wird abgelehnt, eine längere wird gekürzt.

Deshalb lohnt es sich, die Projektdatei neben der exportierten MP4-Datei aufzubewahren. Legen Sie sie dort ab, wo der Verantwortliche für das Video sie findet, benannt nach der Aufgabe.

Interne Tools sind der zweite Grund, lokal aufzunehmen. Onboarding-Videos zeigen Admin-Oberflächen, Kundendatensätze und Gehalts- oder HR-Systeme. Qreata nimmt auf dem Mac auf, bearbeitet und transkribiert dort, ohne Konto und ohne Upload, solange Sie nicht auf eine Upload-Schaltfläche klicken. Ein Sandbox-Konto ist die erste Wahl für alles, was ein neuer Mitarbeiter nicht sehen soll. Wo Sie das echte System zeigen müssen, zeichnet „Blur · select elements“ während der Aufnahme eine Gehaltsspalte oder eine Kundenliste weich und folgt ihr beim Scrollen, und das Werkzeug „Blur“ im Editor deckt nachträglich ein feststehendes Rechteck ab. Mit dem lokalen Transkript schneiden Sie außerdem wortgenau und entfernen Pausen und Füllwörter (Füllwörter nur bei englischer und russischer Sprache, nicht bei deutscher), und ein Segment kann mit bis zu 4× abgespielt werden. Aus den 40 Sekunden, in denen Sie auf eine Synchronisierung warten, werden so 10. So wird aus einem ausufernden Sechs-Minuten-Take ein Vier-Minuten-Take.

Neue Mitarbeiter schauen oft im Großraumbüro ohne Ton. „Captions in video“ brennt Untertitel mit Wort-Hervorhebung in die MP4-Datei ein, sie sind also in jedem Wiki- oder LMS-Player zu sehen. Den Text des Transkripts können Sie zudem als ersten Entwurf der schriftlichen Schritte unter dem Video kopieren.

Drei Grenzen sollten Sie einplanen. Qreata exportiert keine SRT- oder VTT-Untertiteldateien, und der Untertitelstil ist fest. Verlangt Ihr Unternehmen eine Untertiteldatei, erstellen Sie sie im LMS oder beim Videohoster. Es gibt keine Quizze, keine SCORM-Pakete und keine Abschlussverfolgung. Laden Sie die MP4-Datei also in das System hoch, das das kann. Und Qreata läuft nur auf Macs mit Apple Silicon und macOS 14 oder neuer. Wenn mehrere Teamleiter aufnehmen, kostet die Team-Lizenz einmalig 149 $ für bis zu 50 Macs. Ein fairer Zehn-Minuten-Test in der 7-tägigen Testversion: Nehmen Sie eine Aufgabe mit dem Skript oben auf und ersetzen Sie dann einen 15-Sekunden-Abschnitt, als wäre eine Schaltfläche umbenannt worden.

Fehler, wegen derer neue Mitarbeiter Onboarding-Videos überspringen

Wenn Leute lieber einen Kollegen fragen, als das Video zu öffnen, liegt es meist an einem dieser Punkte.

• Ein Video für alle Rollen. Ein neuer Support-Mitarbeiter sitzt das Vertriebs-CRM ab, um zu seinem Teil zu kommen.
• Im Expertentempo aufnehmen. Sie wissen, wo die Schaltfläche ist; der Neue sieht den Bildschirm zum ersten Mal.
• In einem Admin-Konto aufnehmen, sodass der Bildschirm des neuen Mitarbeiters weniger Menüs hat als Ihrer.
• Kein „Sie brauchen“-Schritt. Der Neue hängt bei 0:20 an einer fehlenden Berechtigung und glaubt, er habe etwas falsch gemacht.
• Kein Datum und kein Verantwortlicher. Niemand weiß, ob das Video noch stimmt.
• Ein Titel wie „Helpdesk-Überblick“. Benennen Sie es nach der Aufgabe: „Ein Ticket übernehmen und beantworten“.
• Videos, die über Chatnachrichten verstreut sind, statt neben der schriftlichen Anleitung zu liegen.