Cómo hacer videos de onboarding para empleados, tarea a tarea

Guion de video de onboarding: una tarea en 4 minutos

Graba en una cuenta de prácticas o en un entorno de pruebas, con datos de ejemplo que el empleado nuevo también verá. Habla más despacio de lo que te resulta natural y sigue este orden.

1. 0:00–0:15 · Para quién y qué. «Esto es para nuevos especialistas de soporte. Al terminar te habrás asignado un ticket de prácticas y lo habrás respondido».
2. 0:15–0:40 · Qué necesitas. «Necesitas un usuario del helpdesk y el rol de agente. Si no te aparece la pestaña Cola, escribe al canal de IT».
3. 0:40–1:00 · Dónde empezar. Muestra la pantalla exacta de partida y cómo llegar a ella desde la página de inicio.
4. 1:00–3:15 · La tarea. Nombra cada control, haz clic y luego detente dos segundos en el resultado. Una acción por frase.
5. 3:15–3:40 · Cómo se ve cuando está hecho. Muestra el estado final: el ticket marcado como Resuelto, la confirmación, la entrada en la lista.
6. 3:40–4:00 · Si algo falla. Nombra el fallo más habitual y a quién preguntar: «Si Guardar sale en gris, tu rol todavía no se ha sincronizado. Pregunta a tu responsable de equipo».

Ejemplo: lista de videos de la primera semana para un empleado nuevo de soporte

Así queda el conjunto para un nuevo especialista de soporte en una pequeña empresa de software. Siete videos, unos 26 minutos en total, cada uno ligado a algo que la persona hace ese día.

La columna «Hecho cuando» es la importante. Da al empleado nuevo y a su responsable la misma prueba para saber si el video funcionó.

Checklist para poner debajo de cada video de onboarding

Pega este bloque en la página de la wiki o en la lección del LMS que contiene el video. Cubre lo que un video no puede: buscar, copiar y saber si el contenido sigue siendo cierto.

• Para: rol y equipo.
• Necesitas: cuentas, nivel de permisos, datos de ejemplo. Quién concede cada cosa.
• Pasos: los mismos pasos del video, numerados, con los nombres de los menús escritos tal cual.
• Hecho cuando: un resultado observable.
• Si te atascas: una persona o un canal con nombre.
• Responsable: quién mantiene al día este video.
• Grabado el: fecha, y la versión de la herramienta si la tiene.
• Próxima revisión: una fecha a no más de tres meses vista.

Mantener al día los videos de onboarding cuando cambia la herramienta

Los videos de onboarding se quedan anticuados etiqueta a etiqueta. El helpdesk cambia «Asignármelo» por «Asumir», y en 2:10 de un video de cuatro minutos la narración y la pantalla ya no coinciden con el producto. Con un archivo de video plano, vuelves a grabar los cuatro minutos. Con un proyecto de Qreata, eliges Replace Take (la herramienta «Rerecord» del editor), arrastras con Mayús pulsada sobre 2:05–2:20, vuelves a grabar esos 15 segundos en la interfaz actualizada y exportas. El tramo tiene que estar dentro de un solo segmento y no puede cruzar un corte, y la nueva toma tiene que llenarlo: una más corta se rechaza y una más larga se recorta.

Por eso merece la pena guardar el archivo del proyecto junto al MP4 exportado. Guárdalo donde el responsable del video pueda encontrarlo, con el nombre de la tarea.

Las herramientas internas son la otra razón para grabar en local. Los videos de onboarding muestran paneles de administración, fichas de clientes y sistemas de nóminas o de RR. HH. Qreata graba, edita y transcribe en tu Mac, sin cuenta y sin subir nada salvo que pulses un botón de subida. Una cuenta de pruebas es la primera opción para todo lo que un empleado nuevo no deba ver. Cuando tienes que mostrar el sistema real, «Blur · select elements» desenfoca una columna de salarios o una lista de clientes mientras grabas y la sigue cuando te desplazas, y la herramienta «Blur» del editor cubre un rectángulo fijo después. La transcripción local también te permite cortar por palabras y quitar silencios y muletillas (estas, en voz en inglés y en ruso), y un segmento puede reproducirse hasta a 4×, así que los 40 segundos que pasas esperando una sincronización se quedan en 10. Así es como una toma dispersa de seis minutos se convierte en una de cuatro.

Los empleados nuevos suelen ver los videos en una oficina abierta y sin sonido. «Captions in video» incrusta en el MP4 subtítulos con las palabras resaltadas, así que se ven en cualquier reproductor de wiki o LMS. También puedes copiar el texto de la transcripción como primer borrador de los pasos escritos que van debajo del video.

Tres límites que conviene tener en cuenta. Qreata no exporta archivos de subtítulos SRT ni VTT y el estilo de los subtítulos es fijo, así que, si tu empresa exige un archivo de subtítulos, créalo en el LMS o en la plataforma de video. No tiene cuestionarios, paquetes SCORM ni seguimiento de finalización, así que sube el MP4 al sistema que sí los tenga. Y solo funciona en Mac con Apple Silicon y macOS 14 o posterior. Si van a grabar varios responsables de equipo, la licencia Team cuesta 149 $ una sola vez para hasta 50 Mac. Una prueba justa de diez minutos en la prueba gratuita de 7 días: graba una tarea con el guion de arriba y luego sustituye una sección de 15 segundos como si hubieran cambiado el nombre de un botón.

Errores que hacen que los empleados nuevos se salten los videos de onboarding

Si la gente pregunta a un compañero en lugar de abrir el video, el motivo suele ser uno de estos.

• Un solo video para todos los roles. Alguien de soporte se traga el CRM de ventas para llegar a su parte.
• Grabar a velocidad de experto. Tú sabes dónde está el botón; ellos ven la pantalla por primera vez.
• Grabar en una cuenta de administrador, de modo que la pantalla del empleado nuevo tiene menos menús que la tuya.
• Sin el paso «necesitas». La persona se queda bloqueada en 0:20 por un permiso que le falta y da por hecho que ha hecho algo mal.
• Sin fecha y sin responsable, así que nadie sabe si el video sigue siendo cierto.
• Un título como «Visión general del helpdesk». Ponle el nombre de la tarea: «Asumir y responder un ticket».
• Videos desperdigados por mensajes de chat en lugar de estar junto al procedimiento escrito.