Videos de recorrido para clientes: qué grabar en una entrega, una formación o un informe

Qué debe incluir un video de recorrido para clientes, según el tipo

Los cuatro tipos se parecen en la línea de tiempo y se diferencian en lo que el cliente hace después. Decide el tipo antes de grabar, porque fija la duración y la última frase.

Una entrega es una serie, no una única toma larga: una vista general de 8 a 12 minutos más un video corto de formación por cada tarea que el cliente hará solo. De cinco a ocho tareas es una cantidad normal para el sitio de un pequeño negocio.

Guion de un recorrido para clientes: 5 minutos, con tiempos

Inicia sesión con el rol del cliente, no como administrador, para que tu pantalla tenga los mismos menús que la suya. Abre la pantalla de partida, cierra todo lo demás y di las partes en este orden. En una entrega, repite el bloque 0:50–3:50 una vez por área y no pases de 12 minutos.

1. 0:00–0:20 · Qué es esto y para quién. «Esta es la entrega del nuevo sitio de la clínica, grabada el 2 de octubre. Es para quien actualice el sitio».
2. 0:20–0:50 · Qué vas a poder hacer. «Después de esto puedes cambiar el horario, añadir a alguien al equipo y publicar una noticia».
3. 0:50–1:10 · Por dónde empezar. Muestra la dirección de acceso y la primera pantalla después de iniciar sesión. Di el nombre del menú exactamente como está escrito.
4. 1:10–3:50 · Las tareas. Una acción por frase: nombra el control, haz clic y haz una pausa de dos segundos en el resultado. Termina cada tarea en el estado guardado.
5. 3:50–4:20 · Qué dejar como está. «No edites nada de lo que hay en “Ajustes” ni en “Plantillas”. Un cambio ahí afecta a todas las páginas».
6. 4:20–4:45 · Qué queda cubierto. «Las correcciones están incluidas durante 30 días. Después, las peticiones nuevas se presupuestan aparte».
7. 4:45–5:00 · Dónde preguntar. Una sola dirección o un solo hilo, y cuánto tardas en responder.

Ejemplo resuelto: la entrega del sitio web de una clínica

Un estudio de dos personas termina un sitio de 14 páginas para una clínica dental. Lo va a actualizar la responsable de la oficina. El estudio graba una vista general de 9:40 y tres videos de tareas: «Cambiar el horario» (2:50), «Añadir a alguien al equipo» (4:10) y «Publicar una noticia» (3:30). En total, unos 20 minutos de video en cuatro archivos.

La vista general se graba con el rol de editor que tiene la responsable de la oficina. El orden es: qué es el sitio y para quién es el video (0:00), el inicio de sesión (0:40), la lista de páginas y cuáles se pueden editar sin riesgo (1:20), la página «Equipo» y su opción en el menú (2:10), el formulario de citas y adónde llegan las solicitudes (4:30), las imágenes y el tamaño con el que hay que subirlas (6:15), qué no tocar (8:00), y las condiciones de soporte y el contacto (9:00).

El buzón de citas es la parte delicada: contiene nombres reales de pacientes. El estudio envía tres solicitudes de prueba con nombres inventados, graba solo la ventana del navegador y filtra la lista para que muestre esas tres antes de pulsar el botón de grabar.

Tres meses después la clínica cambia la opción del menú «Equipo» por «Nuestros dentistas». Ahora la vista general dice y muestra el rótulo antiguo en 2:10–2:30. El estudio abre el proyecto guardado, vuelve a grabar esos 20 segundos en el sitio actual, exporta y envía el archivo nuevo. Los otros 9:20 son la toma que el cliente ya había aprobado.

Qué enviar junto con el video de recorrido

Un video sin texto alrededor se ve una vez y se pierde. Pega este bloque en el correo o en el documento de entrega. Lo que más importa es la lista de marcas de tiempo: convierte un archivo de diez minutos en algo que el cliente puede usar como material de consulta.

• Qué es esto: «Entrega del sitio de la clínica, grabada el 2 de octubre de 2026, para el rol de editor».
• Archivos: el nombre y la duración de cada video, por ejemplo «01 Vista general (9:40)», «02 Cambiar el horario (2:50)».
• Marcas de tiempo: «Inicio de sesión 0:40 · Páginas seguras 1:20 · Página Equipo 2:10 · Formulario de citas 4:30 · Imágenes 6:15 · No tocar 8:00».
• Enlaces: la dirección de acceso, el sitio publicado y la carpeta donde están guardados los videos.
• Acceso: qué cuenta usa el cliente, qué rol tiene y quién puede restablecer la contraseña.
• Pasos escritos de cada tarea, con los nombres de los menús escritos como en pantalla. Pega la transcripción y límpiala.
• Qué está cubierto y qué no: el periodo de soporte, el tiempo de respuesta y qué cuenta como una petición nueva.
• Contacto: una sola dirección o un solo hilo. Pídele al cliente que cite el nombre del archivo y la marca de tiempo cuando escriba.

Grabar recorridos para clientes en un Mac con Qreata

Los recorridos para clientes viven durante años, y lo que muestran no deja de cambiar. Ahí es donde Qreata se gana su sitio. El proyecto sigue siendo editable después de exportar, así que cuando cambia el sitio o el sistema del cliente lo abres, eliges Replace Take (la herramienta «Rerecord» del editor), arrastras con Mayús pulsada sobre el tramo desfasado y vuelves a grabar ese tramo: pantalla, cámara, micrófono y audio del sistema a la vez. En el ejemplo de la clínica es el tramo 2:10–2:30 de un video de 9:40. El tramo tiene que estar dentro de un solo segmento y no puede cruzar un corte, y la nueva toma tiene que llenarlo: una más corta se rechaza y una más larga se recorta. La misma herramienta corrige un desliz mientras todavía estás grabando la primera versión, como el nombre de menú equivocado en el minuto siete.

El área de administración de un cliente muestra pedidos, correos de clientes e ingresos. Qreata graba, edita y transcribe en tu Mac, sin cuenta, y no se sube nada salvo que pulses un botón de subida. Elige «Window» como fuente para que solo se capte el navegador, y usa «Blur · select elements» para lo que quede dentro: haz clic en hasta 8 elementos de la interfaz, como la columna de correos de clientes, y el desenfoque los sigue cuando la página se desplaza. Lo que recibe el cliente es un MP4 normal (H.264). Le entregas el archivo, o pulsas el botón de Google Drive para tener un enlace que puede abrir cualquiera que lo tenga. El cliente no necesita cuenta ni puesto, y el archivo que está en su carpeta no depende de ninguna suscripción tuya.

Los clientes ven el video en recepción y sin sonido. «Captions in video» incrusta en el MP4 subtítulos con las palabras resaltadas, así que se ven en cualquier reproductor. «Remove silences», «Remove filler words» (muletillas, solo en voz en inglés y en ruso) y los cortes palabra por palabra en la transcripción dejan en 10 minutos una toma dispersa de 14 sin arrastrar los extremos de ningún clip, y puedes copiar el texto de la transcripción como primer borrador de los pasos escritos.

Los límites que cuentan en el trabajo con clientes: nada detecta los datos sensibles por ti, así que primero van los registros de prueba y la herramienta «Blur» del editor cubre lo que se haya colado; no hay capítulos, así que la lista de marcas de tiempo de tu mensaje hace ese papel; no hay estadísticas de visualización ni comentarios, así que las respuestas llegan por correo; no hay exportación de SRT ni de VTT; y solo funciona en Mac con Apple Silicon y macOS 14 o posterior. Los enlaces alojados en qreata.cc existen solo con Qreata Cloud, un complemento de pago aparte que no necesitas para nada de esto.

Sobre el precio: Qreata cuesta 49 $ una sola vez para 3 Mac con las actualizaciones futuras incluidas, y un estudio puede optar por la licencia Team, a 149 $ una sola vez para hasta 50 Mac. No hay una suscripción por puesto que arrastrar entre proyectos o durante un trimestre flojo. Una prueba justa de diez minutos en la prueba de 7 días: graba los dos primeros minutos de tu próxima entrega con el guion de arriba, luego sustituye un tramo de 15 segundos como si el cliente hubiera cambiado el nombre de una opción del menú y fíjate en los dos empalmes.

Errores que hacen que vuelvan los correos de soporte

Si el cliente sigue escribiendo para preguntar cómo se cambia un número de teléfono, el video suele haber fallado de una de estas maneras.

• Una única grabación de 40 minutos con todo. El cliente no encuentra los dos minutos que necesita.
• Grabar como administrador, de modo que la pantalla del cliente tiene menos menús que la tuya.
• Mostrar un sitio de pruebas cuyos rótulos no coinciden con los del publicado.
• Nombres, pedidos o correos de clientes reales en el encuadre.
• Sin fecha en el video ni en el nombre del archivo, así que nadie sabe si sigue siendo cierto.
• Enviar solo un enlace que está en tu propia cuenta, sin ningún archivo en la carpeta del cliente.
• Sin la parte de «no tocar». El cliente edita una plantilla y rompe todas las páginas.
• Dejar el video antiguo donde estaba después de que cambiara el sitio.
• Un video de prueba del trabajo que enumera horas en vez de mostrar el resultado en pantalla.