Cómo grabar videos de formación de WordPress en el sitio del propio cliente.

El flujo de grabación

1. Elige las tareas a partir del trabajo real del cliente

   Haz la lista de lo que este cliente cambiará en un trimestre normal. En la mayoría de los sitios son de seis a diez tareas. Si una tarea ocurre una vez al año, como renovar el dominio, apúntala en el resumen y ahórrate el video.

2. Crea la cuenta que usará el cliente

   Añade al cliente como usuario con el rol «Editor» y graba con la sesión iniciada como «Editor». Así el menú del panel muestra solo lo que verá. Deja las tareas de «Administrador» para una serie corta aparte, dirigida al propietario del sitio.

3. Deja el sitio en condiciones de grabar

   Graba en una copia de pruebas (staging), o en el sitio publicado con borradores titulados «PRUEBA – bórrame». Ajusta el zoom del navegador para que los rótulos se lean, cierra las demás pestañas y mantén fuera de la pantalla las listas de pedidos y las entradas de formularios.

4. Graba una tarea por video

   Di el nombre de la tarea, hazla desde el panel hasta la página publicada y para. De dos a cuatro minutos. Si pasas de cinco, la tarea en realidad son dos tareas.

5. Numera los archivos y ponles nombre

   Usa un número de dos cifras y la tarea en palabras sencillas: 03-anadir-un-proyecto.mp4. Los números le dan al cliente un orden para verlos; las palabras le permiten buscar en la carpeta.

6. Escribe el índice y entrega

   Un solo documento: el nombre de cada video, su duración y una descripción de una línea, seguidos de lo que el cliente no debe cambiar. Deja los MP4 y el índice en una carpeta que sea del cliente.

7. Actualiza un clip cuando cambie la pantalla

   Después de una actualización importante de WordPress, del tema o de un plugin, abre el sitio al lado del índice y compara cada video con la pantalla. Vuelve a grabar los pasos que ya no coincidan y sustituye esos archivos.

Qué tareas de WordPress grabar para un cliente

Parte de esta lista y borra lo que el cliente no vaya a hacer. La columna «Rol» te dice desde qué cuenta grabar: un «Editor» puede crear y publicar entradas y páginas y usar la biblioteca de medios, pero no ve «Apariencia», «Plugins» ni «Ajustes». Todo lo que esté en esas áreas va en la serie del propietario, grabada desde una cuenta de «Administrador».

Las duraciones son nuestra recomendación editorial. Las filas de contenido a medida son las que más importan, porque ningún tutorial público cubre el tipo de proyecto, el plugin de reservas o el diseño hecho con un maquetador de páginas que montaste para este cliente.

Guion para un video de 3 minutos de una tarea de WordPress

Todos los videos de la serie usan las mismas cinco líneas. La repetición es deliberada: al tercer video el cliente ya sabe dónde se va a mostrar el resultado y deja de preocuparse por si se lo pierde.

Rellenadas, las dos primeras líneas de uno real dicen: «Este video muestra cómo añadir un proyecto a la página “Proyectos”. Necesitas las fotos del proyecto, de al menos 1600 píxeles de ancho, y el texto». El cliente sabe en diez segundos si este es el video que necesita y qué tener preparado.

• Tarea (5 segundos): «Este video muestra cómo [tarea] en [nombre del sitio]».
• Qué necesitas (5–10 segundos): «Ten a mano [texto, imágenes, archivo]. Tienes que haber iniciado sesión».
• Pasos (1,5–3 minutos): «En el menú de la izquierda, haz clic en [opción del menú]. Haz clic en [nombre del botón]. En [campo], escribe [qué]. Haz clic en [nombre del botón]». Una frase por clic, con el rótulo dicho exactamente como aparece.
• Resultado (15 segundos): «Ahora abre la página en el sitio. [Lo que cambió] está aquí». Mantenlo en pantalla dos segundos.
• Si algo sale mal (10 segundos): «Si [problema más habitual], [qué hacer]. Si tienes dudas, no publiques; escribe a [contacto]».

Ejemplo resuelto: nueve videos para el sitio WordPress de un estudio de arquitectura

El sitio del estudio tiene páginas estándar, un «Diario» (el blog) y una sección a medida, «Proyectos», donde cada proyecto tiene una galería, una ubicación y un año. La coordinadora de marketing tiene el rol «Editor»; el socio fundador es el «Administrador».

Siete videos se graban desde la cuenta de «Editor» y dos desde la de «Administrador», con el prefijo «propietario» para que nadie le envíe a la coordinadora un video sobre pantallas que no puede abrir. La serie entera dura unos 24 minutos, y ningún video pasa de cuatro.

El video 03 es el que amortiza la serie. La sección «Proyectos» está hecha a medida, la galería exige un orden concreto de las imágenes y, antes de que existieran los videos, cada proyecto nuevo suponía un correo para ti.

¿Grabar en el sitio publicado o en una copia de pruebas?

La pregunta es qué más hay en pantalla. El panel de un sitio corporativo muestra páginas y entradas, y grabarlo en vivo no tiene problema. Una tienda o un sitio con formularios muestra nombres, correos y direcciones de clientes en cuanto abres la pantalla de pedidos o de entradas, y ninguna herramienta de esta página, gratuita o de pago, lo va a encontrar y ocultar por ti: QuickTime Player no tiene desenfoque, y Qreata solo desenfoca lo que tú le señalas, sean elementos de la interfaz que eliges antes de la toma o un rectángulo fijo que añades en el editor.

Una copia de pruebas (staging) es la opción más segura por defecto, con una condición: tiene que parecerse al sitio publicado. El mismo tema, los mismos plugins, el mismo menú. Si la copia lleva tres semanas de retraso, el video enseña una pantalla que el cliente no tiene.

Cómo entregar a un cliente los videos de formación de WordPress

Entrega archivos, en una carpeta que sea del cliente, con un índice que permita encontrarlos. Un enlace alojado en tu propia cuenta es cómodo la primera semana y una carga después: los videos no deberían depender de un plan que pagas tú.

Los videos cortos de una sola tarea resuelven además un problema que tienen los largos. Un MP4 normal no tiene capítulos, así que en un archivo de 25 minutos el cliente tiene que rastrear hasta dar con los dos minutos que necesita. Nueve archivos con nombres claros no necesitan capítulos.

• Los archivos MP4, numerados y con el nombre de la tarea, en una carpeta del Google Drive, el Dropbox o el servidor de archivos del propio cliente.
• Un documento con el índice en la misma carpeta: nombre del archivo, duración, una línea sobre lo que muestra el video y la fecha en que se grabó.
• Una lista corta de «no cambiar»: el tema, los plugins, los ajustes y cualquier página que controle el diseño de otras.
• Cuentas de usuario creadas por invitación para cada persona. Ninguna contraseña en el índice, en los videos ni en el correo.
• Una línea sobre lo que viene después: qué peticiones cubre tu plan de mantenimiento o tu cuota mensual y cuáles se presupuestan aparte.
• Tu propia copia de los proyectos de grabación y una nota con el tamaño de ventana y el zoom del navegador con los que grabaste.

La vía gratuita en Mac, y qué añade Qreata a una videoteca

Mayús-Comando-5 graba gratis la pantalla y tu micrófono y guarda un .mov en el escritorio; elige tu micrófono y la opción de mostrar los clics en «Opciones». Para una serie de nueve videos cortos que se graba una vez, funciona. QuickTime Player acorta los extremos y permite dividir el video para quitar un error. Lo que no puede hacer es zoom sobre los controles pequeños del panel, añadir subtítulos ni volver a grabar un paso dentro de un video que ya existe.

Ese último límite es el que se encuentra una videoteca de WordPress, porque las actualizaciones mueven las cosas. Pongamos que la actualización de un plugin cambia el campo de la galería en el editor de «Proyectos», de modo que el tramo 1:05–1:25 de 03-anadir-un-proyecto.mp4 muestra ahora una pantalla que la coordinadora no tiene. En Qreata abres ese proyecto, eliges Replace Take (la herramienta «Rerecord» del editor), arrastras con Mayús pulsada sobre 1:05–1:25 y grabas el nuevo paso de la galería con el mismo tamaño de ventana. La pantalla, la cámara, el micrófono y el audio del sistema de ese tramo se sustituyen; los otros 3:40 se quedan. El tramo tiene que estar dentro de un solo segmento y no puede cruzar un corte, una nueva toma más corta se rechaza y una más larga se recorta. Exporta, sustituye ese único archivo en la carpeta del cliente y actualiza la fecha en el índice.

Los controles del panel son pequeños, y los clientes suelen ver el video en una ventana estrecha al lado del sitio. «Auto-zoom on clicks» (desactivado por defecto; necesita el permiso «Accesibilidad» de macOS para situar los clics con precisión) hace zoom donde hiciste clic, y puedes añadir o eliminar zooms a mano. El cursor se graba como datos, así que puedes agrandarlo y resaltar los clics después de la toma. «Captions in video» incrusta en el MP4 subtítulos con las palabras resaltadas.

Qreata graba, edita y transcribe en tu Mac y sin cuenta, y no sube nada salvo que pulses un botón de subida, que es un criterio razonable cuando en pantalla está el panel de un cliente. El micrófono y el audio del sistema son pistas separadas, cada una con su propio «Mute» y un «Volume» del 0 al 200 %, así que el sonido de una notificación que se coló en la toma se puede silenciar sin tocar tu voz. Puedes copiar el texto de la transcripción y usarlo como primer borrador del índice.

Los límites que afectan a este trabajo: sin detección automática de datos de clientes (el desenfoque se coloca a mano), sin capítulos, sin archivo SRT, sin estadísticas de visualización, sin importación de videos grabados en otra parte, solo Apple Silicon y macOS 14 o posterior, y una interfaz en inglés. Cuesta 49 $ una sola vez para tres Mac con todas las actualizaciones futuras, o 149 $ una sola vez para un estudio de hasta 50 Mac, así que no hay una suscripción por puesto que arrastrar entre lanzamientos. Una comprobación de diez minutos para el periodo de prueba: graba el video de «añadir una entrada» de un sitio que mantengas, expórtalo, vuelve a abrir el proyecto y sustituye un paso.

Errores frecuentes en los videos de formación de WordPress para clientes

La mayoría vienen de grabar lo que tú sabes de WordPress y no lo que el cliente necesita hacer.

• Grabar como «Administrador» para un «Editor». El menú del cliente es más corto que el del video, y deja de fiarse del video.
• Explicar WordPress. El cliente no necesita saber qué es una taxonomía. Necesita saber qué casilla marcar.
• Enseñar las actualizaciones de plugins y temas a alguien que no debería hacerlas. Si el sitio lo mantienes tú, deja las actualizaciones fuera por completo.
• Un único video de 30 minutos con «todo». Nadie vuelve a encontrar el minuto 17; graba tareas separadas.
• Decir «haz clic aquí». Di el rótulo, para que la instrucción siga sirviendo cuando el cliente aparta la vista del video.
• No poner la fecha de grabación. Después del próximo rediseño del editor, el cliente no sabrá si lo desfasado es el video o el sitio.
• Conservar solo los archivos exportados. La siguiente actualización obliga entonces a repetir entero cada video afectado.

Preguntas sobre este flujo de trabajo