WordPress-Schulungsvideos für Kunden auf deren eigener Website aufnehmen.

Der Aufnahme-Workflow

1. Die Aufgaben aus der echten Arbeit des Kunden ableiten

   Listen Sie auf, was dieser Kunde in einem normalen Quartal ändert. Bei den meisten Websites sind das sechs bis zehn Aufgaben. Kommt eine Aufgabe einmal im Jahr vor, etwa die Verlängerung der Domain, halten Sie sie in der Zusammenfassung fest und verzichten Sie auf das Video.

2. Das Konto anlegen, das der Kunde nutzen wird

   Legen Sie den Kunden als Benutzer mit der Rolle „Redakteur“ an und nehmen Sie als Redakteur angemeldet auf. Das Dashboard-Menü zeigt dann nur, was er sehen wird. Administrator-Aufgaben kommen in eine eigene kurze Reihe für den Inhaber der Website.

3. Die Website in einen aufnahmefähigen Zustand bringen

   Nehmen Sie auf einer Staging-Kopie auf oder auf der Live-Website mit Entwürfen, die „TEST – bitte löschen“ heißen. Stellen Sie den Browser-Zoom so ein, dass Beschriftungen lesbar sind, schließen Sie andere Tabs und halten Sie Bestelllisten und Formulareinträge aus dem Bild.

4. Eine Aufgabe pro Video aufnehmen

   Nennen Sie die Aufgabe, führen Sie sie vom Dashboard bis zur veröffentlichten Seite vor und stoppen Sie. Zwei bis vier Minuten. Landen Sie über fünf, sind es in Wahrheit zwei Aufgaben.

5. Die Dateien nummerieren und benennen

   Nutzen Sie eine zweistellige Nummer und die Aufgabe in einfachen Worten: 03-projekt-anlegen.mp4. Die Nummern geben dem Kunden eine Reihenfolge vor; mit den Worten kann er den Ordner durchsuchen.

6. Die Übersicht schreiben und liefern

   Ein Dokument: Name, Länge und eine Zeile Beschreibung zu jedem Video, danach alles, was der Kunde nicht ändern soll. Legen Sie die MP4-Dateien und die Übersicht in einen Ordner, der dem Kunden gehört.

7. Einen Clip aktualisieren, wenn sich der Bildschirm ändert

   Öffnen Sie nach einem größeren Update von WordPress, Theme oder Plugin die Website neben der Übersicht und vergleichen Sie jedes Video mit dem Bildschirm. Nehmen Sie die Schritte neu auf, die nicht mehr passen, und ersetzen Sie diese Dateien.

WordPress-Schulung für Kunden: welche Aufgaben ins Video gehören

Beginnen Sie mit dieser Liste und streichen Sie, was der Kunde nicht tun wird. Die Spalte „Rolle“ sagt Ihnen, aus welchem Konto Sie aufnehmen: Ein Redakteur kann Beiträge und Seiten erstellen und veröffentlichen und die Mediathek nutzen, sieht aber „Design“, „Plugins“ und „Einstellungen“ nicht. Alles in diesen Bereichen gehört in die Reihe für den Inhaber, aufgenommen aus einem Administrator-Konto.

Die Längen sind unsere redaktionelle Empfehlung. Am wichtigsten sind die Zeilen mit individuellen Inhalten, denn kein öffentliches Tutorial behandelt den Projekt-Inhaltstyp, das Buchungs-Plugin oder das Page-Builder-Layout, das Sie für diesen Kunden eingerichtet haben.

Skript für ein 3-Minuten-Video zu einer WordPress-Aufgabe

Jedes Video der Reihe nutzt dieselben fünf Zeilen. Die Wiederholung ist Absicht: Ab dem dritten Video weiß der Kunde, an welcher Stelle das Ergebnis gezeigt wird, und sorgt sich nicht mehr, es zu verpassen.

Ausgefüllt lauten die ersten beiden Zeilen eines echten Videos: „Dieses Video zeigt, wie Sie der Seite ‚Projekte‘ ein Projekt hinzufügen. Sie brauchen die Projektfotos, mindestens 1600 Pixel breit, und den Text.“ Der Kunde weiß nach zehn Sekunden, ob das sein Video ist und was er bereithalten muss.

• Aufgabe (5 Sekunden): „Dieses Video zeigt, wie Sie auf [Name der Website] [Aufgabe].“
• Was Sie brauchen (5–10 Sekunden): „Halten Sie [Text, Bilder, Datei] bereit. Sie müssen angemeldet sein.“
• Schritte (1,5–3 Minuten): „Klicken Sie im linken Menü auf [Menüpunkt]. Klicken Sie auf [Name der Schaltfläche]. Tragen Sie in [Feld] [Inhalt] ein. Klicken Sie auf [Name der Schaltfläche].“ Ein Satz pro Klick, die Beschriftung genau so genannt, wie sie im Bild steht.
• Ergebnis (15 Sekunden): „Öffnen Sie jetzt die Seite auf der Website. [Was sich geändert hat] steht hier.“ Lassen Sie es zwei Sekunden im Bild.
• Wenn es schiefgeht (10 Sekunden): „Wenn [häufigstes Problem], dann [was zu tun ist]. Wenn Sie unsicher sind, veröffentlichen Sie nicht; schreiben Sie an [Kontakt].“

Beispiel: neun Videos für die WordPress-Website eines Architekturbüros

Die Website des Büros hat Standardseiten, ein Journal (den Blog) und einen individuell gebauten Bereich „Projekte“, in dem jedes Projekt eine Galerie, einen Ort und ein Jahr hat. Die Marketing-Mitarbeiterin hat die Rolle „Redakteur“; der Gründungspartner ist Administrator.

Sieben Videos sind aus dem Redakteur-Konto aufgenommen und zwei aus dem Administrator-Konto, mit dem Präfix „inhaber“, damit niemand der Marketing-Mitarbeiterin ein Video über Bildschirme schickt, die sie nicht öffnen kann. Die ganze Reihe dauert etwa 24 Minuten, und kein Video ist länger als vier.

Video 03 ist das, mit dem sich die Reihe bezahlt macht. Der Bereich „Projekte“ ist individuell gebaut, die Galerie verlangt eine feste Bildreihenfolge, und bevor es die Videos gab, bedeutete jedes neue Projekt eine E-Mail an Sie.

Auf der Live-Website oder auf einer Staging-Kopie aufnehmen?

Die Frage ist, was sonst noch im Bild ist. Das Dashboard einer Firmenwebsite zeigt Seiten und Beiträge, und eine Aufnahme auf der Live-Website ist in Ordnung. Ein Shop oder eine Website mit Formularen zeigt Kundennamen, E-Mail-Adressen und Anschriften, sobald Sie die Bestellungen oder Einträge öffnen, und kein kostenloses oder kostenpflichtiges Werkzeug auf dieser Seite findet und verbirgt das für Sie: Der QuickTime Player kann nicht weichzeichnen, und Qreata zeichnet nur weich, was Sie markieren, entweder Elemente der Oberfläche, die Sie vor der Aufnahme auswählen, oder ein feststehendes Rechteck, das Sie im Editor anlegen.

Eine Staging-Kopie ist die sicherere Voreinstellung, unter einer Bedingung: Sie muss aussehen wie die Live-Website. Dasselbe Theme, dieselben Plugins, dasselbe Menü. Hängt Staging drei Wochen hinterher, bringt das Video einen Bildschirm bei, den der Kunde nicht hat.

WordPress-Schulungsvideos an den Kunden übergeben

Liefern Sie Dateien, in einem Ordner, der dem Kunden gehört, mit einer Übersicht, über die er sie findet. Ein gehosteter Link aus Ihrem eigenen Konto ist in der ersten Woche bequem und später ein Risiko: Die Videos sollten nicht von einem Tarif abhängen, den Sie bezahlen.

Kurze Videos zu je einer Aufgabe lösen außerdem ein Problem der langen. Eine schlichte MP4-Datei hat keine Kapitel, in einer 25-Minuten-Datei muss der Kunde also spulen, um die zwei Minuten zu finden, die er braucht. Neun Dateien mit klaren Namen brauchen keine Kapitel.

• Die MP4-Dateien, nummeriert und nach Aufgabe benannt, in einem Ordner im eigenen Google Drive, in der Dropbox oder auf dem Dateiserver des Kunden.
• Ein Übersichtsdokument im selben Ordner: Dateiname, Länge, eine Zeile dazu, was das Video zeigt, und das Aufnahmedatum.
• Eine kurze „Bitte nicht ändern“-Liste: das Theme, die Plugins, die Einstellungen und jede Seite, von der das Layout anderer abhängt.
• Benutzerkonten, die für jede Person per Einladung angelegt wurden. Keine Passwörter in der Übersicht, den Videos oder der E-Mail.
• Eine Zeile dazu, wie es weitergeht: welche Anfragen Ihr Wartungsvertrag oder Retainer abdeckt und welche gesondert angeboten werden.
• Ihre eigene Kopie der Aufnahmeprojekte und eine Notiz zu Fenstergröße und Browser-Zoom der Aufnahme.

Der kostenlose Weg am Mac und was Qreata für eine Videosammlung ergänzt

Umschalt-Befehl-5 nimmt den Bildschirm und Ihr Mikrofon kostenlos auf und speichert eine .mov-Datei auf dem Schreibtisch; wählen Sie unter „Optionen“ Ihr Mikrofon und „Mausklicks anzeigen“. Für eine Reihe von neun kurzen Videos, die einmal aufgenommen werden, funktioniert das. Der QuickTime Player trimmt die Enden und kann einen Fehler heraustrennen. Was er nicht kann: an die kleinen Bedienelemente des Dashboards heranzoomen, Untertitel hinzufügen oder einen Schritt innerhalb eines bestehenden Videos neu aufnehmen.

An diese letzte Grenze stößt eine WordPress-Sammlung, denn Updates verschieben Dinge. Angenommen, ein Plugin-Update verändert das Galeriefeld im Projekt-Editor, sodass 1:05–1:25 von 03-projekt-anlegen.mp4 jetzt einen Bildschirm zeigt, den die Marketing-Mitarbeiterin nicht hat. In Qreata öffnen Sie dieses Projekt, wählen Replace Take (im Editor das Werkzeug „Rerecord“), ziehen mit gedrückter Umschalttaste über 1:05–1:25 und nehmen den neuen Galerie-Schritt in derselben Fenstergröße auf. Bildschirm, Kamera, Mikrofon und Systemaudio in diesem Bereich werden ersetzt; die übrigen 3:40 bleiben. Der Bereich muss innerhalb eines Segments liegen und darf keinen Schnitt überqueren, eine kürzere Neuaufnahme wird abgelehnt, und eine längere wird gekürzt. Exportieren Sie, ersetzen Sie die eine Datei im Ordner des Kunden und aktualisieren Sie das Datum in der Übersicht.

Die Bedienelemente im Dashboard sind klein, und Kunden schauen oft in einem schmalen Fenster neben der Website zu. „Auto-zoom on clicks“ (standardmäßig aus; für die genaue Platzierung der Klicks braucht es die macOS-Berechtigung „Bedienungshilfen“) zoomt dorthin, wo Sie geklickt haben, und Sie können Zooms von Hand hinzufügen oder löschen. Der Mauszeiger wird als Daten aufgezeichnet, Sie können ihn also nach der Aufnahme vergrößern und Klicks hervorheben. „Captions in video“ brennt Untertitel mit Wort-Hervorhebung in die MP4-Datei ein.

Qreata nimmt auf Ihrem Mac auf, bearbeitet und transkribiert dort, ohne Konto, und lädt nichts hoch, solange Sie nicht auf eine Upload-Schaltfläche klicken. Das ist ein vernünftiger Maßstab, wenn das Dashboard eines Kunden im Bild ist. Mikrofon und Systemaudio sind getrennte Spuren mit eigenem „Mute“ und einem „Volume“ von 0–200 %, ein Benachrichtigungston in der Aufnahme lässt sich also stummschalten, ohne Ihre Stimme anzutasten. Den Text des Transkripts können Sie kopieren und als ersten Entwurf der Übersicht nutzen.

Grenzen, die für diese Aufgabe zählen: keine automatische Erkennung von Kundendaten (weichgezeichnet wird von Hand), keine Kapitel, keine SRT-Datei, keine Zuschaueranalyse, kein Import von Videos, die woanders aufgenommen wurden, nur Apple Silicon und macOS 14 oder neuer, und eine englische App-Oberfläche. Qreata kostet 49 $ einmalig für drei Macs mit allen künftigen Updates oder 149 $ einmalig für ein Studio mit bis zu 50 Macs, es gibt also kein Abo pro Nutzerplatz, das Sie zwischen zwei Launches tragen. Ein Zehn-Minuten-Test in der Testversion: Nehmen Sie das Video „Beitrag hinzufügen“ für eine Website auf, die Sie betreuen, exportieren Sie es, öffnen Sie das Projekt wieder und ersetzen Sie einen Schritt.

Häufige Fehler bei WordPress-Schulungsvideos für Kunden

Die meisten entstehen, weil man aufnimmt, was man selbst über WordPress weiß, und nicht, was der Kunde tun muss.

• Als Administrator für einen Redakteur aufnehmen. Das Menü des Kunden ist kürzer als das im Video, und er traut dem Video nicht mehr.
• WordPress erklären. Der Kunde muss nicht wissen, was eine Taxonomie ist. Er muss wissen, welches Häkchen er setzt.
• Plugin- und Theme-Updates jemandem zeigen, der sie nicht ausführen soll. Wenn Sie die Website warten, lassen Sie Updates ganz weg.
• Ein 30-minütiges „Alles“-Video. Niemand findet Minute 17 wieder; nehmen Sie die Aufgaben einzeln auf.
• „Klicken Sie hier“ sagen. Nennen Sie die Beschriftung, dann funktioniert die Anweisung auch, wenn der Kunde vom Video wegschaut.
• Kein Aufnahmedatum. Nach der nächsten Überarbeitung des Editors kann der Kunde nicht erkennen, ob das Video oder die Website veraltet ist.
• Nur die exportierten Dateien behalten. Das nächste Update kostet dann eine komplette Neuaufnahme jedes betroffenen Videos.

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